賽車車隊如何用 Ragic 遠端協作 提升車輛整備和零件管理效率？

「我們就像夢想中的企業，讓想在賽道上奔馳的有錢人參與其中。」Cameron Racing 的辦公室經理 Pete 這樣描述他們的工作。Pete 從零開始建立 Cameron Racing 的整個辦公室和資料庫系統。Cameron Racing處理所有和賽車相關的事務，從車輛採購、賽前準備、車手訓練，所有和賽車相關的大小事，他們都能處理。

「我知道自己想要的是什麼，當我找到時，我心想就是它了。我看了 Ragic 大概兩分鐘，說真的，Ragic 給我的感覺就像是一見鍾情。」Pete 這樣形容 Ragic。從老闆的螢幕使用手冊到車手合約等文件、汽車零件的訂單與採購單，到員工薪資，各種 Cameron Racing 核心業務的運作，都是用 Ragic 這個工具來管理。

挑戰

Ragic 不是 Cameron Racing 的第一個法寶——Pete 才是。Pete 第一次見到 Cameron Racing 的老闆 Steve 時，他是負責車隊旅行規劃的旅行社人員。當初他只是被找來幫忙做一些資料歸檔工作，但事情並沒有按照預期發展——或者說，比任何人想像得都要好。僅僅一天半的時間，Pete 就察覺到這項挑戰的嚴峻程度，並對 Steve 說：「老兄，你真的需要有人幫你整理一下辦公室。」就這樣，一切都開始有了頭緒。看起來，Pete 45 年的工作經驗，讓他可以完美勝任 Cameron Racing 辦公室經理的職務。

當 Pete 加入時，Steve 所有工作都是用紙本手寫，或是用不合適的軟體在電腦上處理。他手寫支票，技師們則把他們完成的工作和安裝在車上的零件記錄在手寫板上。那些技師們的字跡呢？慘不忍睹。當 Pete 試圖將這些紙本資料轉錄到 QuickBooks 時，簡直是一場噩夢。

Pete 和 Cameron Racing 的前技師長都知道解決方法是工作管理軟體。前技師長曾搜尋過一站式解決方案，但它們不符合需求且價格過高。Pete 清楚知道自己想要什麼，於是開始認真尋找。上網瀏覽後，他找到了 Ragic。僅僅兩分鐘，他就被說服了。Ragic 的彈性讓他能夠按照自己的方式打造所需的系統，這對他們這樣的小眾產業來說很完美。

當車隊外出比賽時，Pete 花了兩週的時間深入了解 Ragic。當 Steve 旅行回來時，情況達到了臨界點。Steve 的頭比安全帽還燙——其中一個員工弄丟了重要的手寫板，上面記錄著賽車上完成的工作項目。隨之而來的是一陣混亂——他們無法追蹤已完成的工作，也無法準確地開帳單給客戶。他們必須防止這種情況再次發生。

對於 Pete 來說，這是個絕佳時機，他已經準備好一個系統樣貌的架構來簡報 Ragic。Steve 立刻理解了這個概念，而他的反應讓人無法忘懷：「天啊，這真是太酷了。」

現在，Ragic 處理他們資料的方式，就像這些男孩喜歡的車一樣——快速又精準。隨著一切都數位化，遺失的手寫板和由此引發的混亂狀況已經成為過去。

「連我這個老傢伙都會用，你們這產品一定很棒」

「我需要的是簡單直觀的東西。如果我出了什麼事（對，我心臟裝了兩個支架），它必須能夠繼續運作，不需要一群很貴的程式設計師或客製化解決方案。使用上必須夠友善，讓一個只有基本電腦技能的人也能用。」

「而 Ragic 正是這樣的產品。其他人會來找我說：『你能加個欄位來追蹤車身號碼嗎？』我只需要兩分鐘就能搞定。如果連我這個老傢伙都能做到，那你們的產品一定很棒。」

這個在 Ragic 上運作核心業務的系統完全沒有客製化程式，Pete 完全是用 Ragic 的內建功能設計出來的。

Ragic App：讓一切任務完成的關鍵

在這個行業裡，每個人都在不停地奔波，除了 Pete。他還是旅行社人員時經常出差，現在他喜歡坐在辦公桌後面，透過 Ragic 管理一切。與此同時，其他團隊成員總是在賽道上。例如，Steve 經常出差。如果是星期三，他很可能正在飛往下一場比賽的路上。

Steve 和其他團隊成員大大受益於 Ragic 的手機 App。「我們有一半的團隊成員會隨著 IMSA 卡車（國際賽車運動協會的卡車）旅行，五月前往東岸，直到十月才會回來。他們可能會在當地待上幾週，甚至一個半月，中間只會短暫回家休息幾次。」

有了 Ragic 的雲端系統和手機 App，Steve 和他的團隊可以隨時隨地無縫記錄和存取資料。「能夠遠端記錄工作內容並隨時存取資料相當重要，這改變了遊戲規則。說服年輕的團隊成員用手寫板是個挑戰（因此才會有那些潦草的字跡），但他們對科技的接受度很高。有了 Ragic 的 App 意味著他們可以在智慧手機上管理一切，這對我們來說是個一大優勢。」

Ragic 手機 app 上的 Cameron Racing 工作日誌表單範例

客服團隊很可靠，而且隨時找得到

在兩年多深入使用 Ragic 的過程中，Pete 寄過 12 次客服信。他表示：「每次我有任何問題，通常在幾個小時內，你們就會回覆我，然後我就能繼續工作了！」Ragic 客服團隊的反應速度和可靠性是他對這個平台持續感到滿意的關鍵因素。

Cameron Racing 用 Ragic 做些什麼？

工作日誌：業務運作的核心

「工作日誌（Work Log）可能是整個系統中最主要的表單；它真的是我們使用的表單中最重要的，因為它記錄了在所有在車輛上完成的工作、安裝的任何零件，還有員工的工時。」

雖然所有資料一開始都輸入在工作日誌中，但像是連結與載入、顯示從其他表單的連結、以及從子表格建立新表單這些 Ragic 的功能，可以讓資料在多張表單之間互相關聯。例如，當你查看客戶車表單時，你可以輕鬆看到在該車輛上完成的所有工作。

「我們可以點進表單，調出客戶的車，查看所有在這輛車上完成的工作和安裝的所有零件。所以......假設有個客戶來買了一輛新的 Radical 賽車，然後他開了幾年後賣給別人，我們可以向新客戶展示在這輛車上完成的所有工作。」

Cameron Racing 工作日誌範例及與客戶車範例表單之間的關聯

同樣地，在員工中心（Employee Center）表單中，你可以看到特定員工完成所有任務的完整歷史紀錄。

Cameron Racing 工作日誌範例及與員工中心範例表單之間的關聯

這消除了數據孤島，實現跨表單的自動更新，讓資料隨時可用且可供採取行動。

Marie 很愛 Ragic，這是她處理薪資的法寶

其中一個最「能採取行動」的用途是 Marie（Cameron Racing 的會計專員）能夠輕鬆處理薪資。依據團隊在工作日誌中輸入的資料，藉由 Ragic 的報表功能，她可以在不到 5 秒內快速生成每位員工工時的詳細報表。這讓她的工作變得輕鬆很多，免去了過去需要向所有成員收集紙本資料，並從這些因筆跡不同而難以辨識的文件中手動查找和計算工時的繁瑣流程。

「我們有一套固定的薪資處理流程，她只需要每兩週執行一次，就能立刻看到每個人完成的工作和他們投入的工時，這節省了大量時間。」

薪資報表範例

從手動輸入的噩夢，變成系統化的銷售訂單系統

「像是 Radical 賽車的零件，我們從工廠拿到的就只有一份試算表，還得手動輸入零件編號才能查詢價格，這真是一場噩夢。」

想像一下那種混亂的狀況：同時處理多張試算表、手動檢查庫存狀況、比對價格。因為沒有一個集中管理系統，管理多台客戶車的零件訂單成了後勤工作的噩夢。

但現在有了 Ragic，一切都改變了。這份包含超過 16000 個零件的電子表格，以前需要手動處理——想像一下那得花多少時間！使用 Ragic 的 Excel 匯入功能後，Pete 說：「只花了 2 分鐘，超順暢。」

一切從 RNW 零件價格清單（RMW Parts Price List）開始，每批新零件都會透過下圖的入庫流程（1）記錄。下方（2）的欄位中還設有公式，當零件來自英國時，會自動將價格換算成美元。

零件價格清單表範例

每當他們輸入銷售訂單時，銷售訂單（RMW Sales Order）子表格會直接連結到 RNW 零件價格清單，即時載入正確價格和可用數量。

銷售訂單範例表

回到 RNW 零件價格清單時，他們可以一目了然查看出入庫情況，數量會即時更新，無需額外操作。

在員工中心表單，你只能看到自己的資料

「這很方便，因為你可以進入員工中心表單，我已經設定好讓他們只能看到自己的資料，無法查看他人的詳細資料。」

Ragic 的存取權限功能確保敏感資料保密，員工只能存取自己的紀錄來保持訊息清晰，確保雙方（員工和公司）在工作分配或請假等事項上的資訊保持一致。

員工中心表單範例

他們賣了這套系統，幫另一家賽車管理公司數位化工作流程

賽車產業是個非常小眾的市場，要找到完全合身的一站式系統幾乎是不可能的。Cameron Racing 曾試過幾個昂貴的現成解決方案，但都無法滿足他們的需求。唯一的方法是客製化的解決方案，而 Ragic 剛好是完美的選擇。老闆 Steve 認為 Ragic 是每支賽車車隊都能用得上的工具。還記得前面提到過的那位前技師長嗎？雖然他離開了 Cameron Racing，但他先前曾參與過為公司尋找合適系統的過程，深知找到可用解決方案的難度。因此，當他加入新公司後，做的第一件事就是在新公司也採用 Cameron Racing 的 Ragic 資料庫定義檔。