Ragic 內部小故事：直播課程管理不求人 排程/提問/訂閱三張表單一次搞定！

如果你常關注 Ragic 的臉書專頁，應該知道 Ragic 會定期舉辦線上直播課程來回答用戶提問。如果有任何操作或功能上的疑問，都可以填寫提問單來問問題。如果時間不允許，也可以訂閱課程，讓系統寄送課程錄影的連結給你。這些直播排程、提問、課程訂閱的流程，雖然每次產生的資料不多，但如果沒有一個系統，長期累積下來，資料可能會散落四處、難以管理。或許你會好奇，我們是如何管理這些流程和資料的呢？

作為一家「自給自足」的軟體公司，舉凡客服系統、功能開發、文件修訂，我們都是用自家的 Ragic 表單來管理。而直播課程的管理也不例外，儘管直播排程、提問、訂閱的資料看似瑣碎分散，但一旦用表單統整起來，就變得條理分明、易於查找。

那麼具體來說，我們是如何用 Ragic 表單來管理這些流程的？這些表單又是如何幫助我們統整資訊，並提升管理效率呢？如果你也有管理直播課程的需求，就讓我們從課程資訊和排程管理的部分開始談起吧！

一張表單一次管理課程資訊、直播排程、做圖需求

雖然現在每次直播都是以回答用戶問題為主，但其實我們的直播最初是各種主題的教學課程，例如人事管理、收支管理、採購管理等。而每次課程的主題都不同，負責直播的同仁該如何管理課程資訊和直播排程呢？我們實際上是用以下這張 Webinar 主題表單來管理這些資訊的。

這張表單上可以記錄每次直播課程的主題、概要說明、類別、提案者、預計上課的時間等課程資訊。你或許會有點好奇，為什麼這張表單上會有兩個課程說明的欄位？這是因為除了對用戶公開的課程說明資訊之外，負責上課的同事還可以在內部筆記欄位記錄該次課程的要點或腳本，不僅方便其他同仁了解課程大致的內容，也能作為自己直播時的參考，避免遺漏重要內容。

除了記錄課程資訊之外，這張表單還能管理直播排程。只要在表單上設定好預定上課的日期和時間，就能進行排程。已排程的課程會像下圖一樣在列表頁上顯示為一筆資料，只要查看列表頁，便能一目了然哪些日期有直播課程。

此外，在臉書和 YouTube 上公告課程資訊時，通常需要上傳相應的課程圖片。如果每次需要製作課程圖片時，都要透過通訊軟體或寄信與設計師來回溝通，不僅沒有效率，而且完成的圖片若是存放在通訊軟體、E-mail 或電腦的資料夾中，久了常變得難以查找。

因此，我們在 Webinar 表單中加入了打勾和圖片上傳欄位，當需要製作圖片時，只需勾選「需要做圖」，設計師便會知道有做圖需求，無須再來回發送訊息或郵件。圖片製作完成後，設計師可以直接將圖片上傳至「上課圖片」並勾選「已做圖」。這不僅加速了團隊作業，還能確保圖片檔案對應到每一筆課程資料，更便於查找，避免檔案四處散落的問題。

那麼要如何區分已經上過和尚未上過的課程呢？當課程結束時，只需勾選「是否已上過課」欄位，並在「實際上課日期」欄位填入上課日期，便可以標示該課程已經完成。此外，課程錄影的連結也可以填入「上課網址」欄位中，這樣在用戶需要過往課程的影片時，信件範本就可以直接抓取這個欄位的網址。

提問問題很雜亂？提問單幫你有序蒐集用戶提問

網路上不少直播 Q&A 會在直播前使用 IG 限動問答的功能收集問題，但呈現上容易顯得雜亂、不易查看。我們在每次直播公告時，則會開放讓觀眾填寫提問單，大家的提問會以表單的形式呈現，更為整齊、方便查看。

在直播時，負責上課的同仁除了口頭回答這些提問外，也會在表單上填寫答覆。這些回覆不僅能供提問者查閱，還可以像知識庫一樣，讓其他用戶參考。如果有進一步的問題，也能在表單回應區發問並獲得回應。

表單變問卷 一秒寄送課程連結給用戶

課程直播時，總會有些人因為時間問題無法參加。如果他們還是想觀看課程內容的話，該怎麼辦？針對這個狀況，我們有一個近期課程頁面，可以讓用戶透過填寫問卷的方式來訂閱課程影片，只要填入名字和 E-mail 並選擇所需課程，他們便會收到課程的錄影連結。

這張問卷是怎麼製作的呢？其實這張問卷原本是下圖左側的「Ragic 課程直接寄給你」表單，只要使用表單工具裡的「嵌入這張表單」功能，並選擇「填寫表單」，就能輕鬆製作出這張內嵌表單。如果擔心有人會利用機器人大量填寫表單進行攻擊，也可在設定過程中勾選「增加驗證碼機制」，這樣內嵌表單底部的區塊就會增加用來防範機器人的驗證機制。

而問卷上「選擇課程」中的課程選單，其實是透過連結與載入功能，連結到一張「Ragic 線上免費課程列表」。這張表單是 Webinar 表單的多版本表單，由於 Webinar 表單包含了一些僅限內部查看的欄位，因此我們額外製作了這張表單，以便公開讓用戶查看並選取所需課程。

如果你也有類似需求，需要讓用戶填寫問卷訂閱課程，就可以使用嵌入這張表單功能，將內嵌表單的連結分享給用戶，或是將其直接內嵌到網站上讓用戶填寫。此外，你還可以由直播排程的表單建立一張多版本的課程列表，讓用戶可以從中選擇所需課程。

那麼，用戶填完問卷後，我們又是怎麼寄送影片連結呢？用戶填好的資料會直接存在「Ragic 課程直接寄給你」這張表單上，只要使用表單工具裡的「用 E-mail 寄出這筆資料」功能，設定好信件格式和內容，就能將影片連結寄給用戶。你還可以將設定好的格式儲存為範本，方便未來使用。

同場加映：發送大量 E-mail 通知用戶直播時間

在直播前，我們除了會在臉書和近期課程網頁上公告之外，也會事先寄信通知。不過因為我們的用戶超過 10 萬，所以不是用 Ragic 的標準功能寄信的。但如果你想要事前寄信通知，且用戶數量沒有這麼多（請參考 E-mail 發送數量限制），可以參考這個額外介紹的小技巧。

如果想要寄信通知直播時間，只要你有一張包含客戶 E-mail 資料的表單，就可以在列表頁用表單工具內的「發送 E-mail」功能，選擇 E-mail 欄位來發送大量 E-mail 通知客戶。