一個禮拜設計出的「超簡單」系統，用了 8 年還是很滿意：這家翻譯公司怎麼做到的？

位於英國倫敦的 franklyfluent 雖然提供翻譯服務，但並不是大家想像中「典型」的傳統翻譯公司。franklyfluent 主打的不是逐字逐句的基本文字翻譯，而是提供給廣告公司和企業品牌的「創譯」（ transcreation）服務。「創譯」指的是「以本地語言，重新創作與原文具有相同目標和情緒效果內容」的翻譯方式。由於廣告文案經常創意奔放、帶有很濃的文化背景，「原文照翻」不見得能傳達神髓，此時就需要強調「創譯」。

舉例來說，De Beers 知名的廣告詞 "A diamond is forever"，中文官方翻譯是「鑽石恆久遠，一顆永留傳」，不只表達原文字面上的「鑽石恆久」，更另外創造出「一顆永流傳」這個原文沒有的句子，讓華語文化圈讀者更有感，這樣的翻譯，等於是在設定範圍內，需要一定程度的「重新發想」。

因此，好的「創譯」不只要有翻譯能力，也需要文案創作能力。franklyfluent 共同創辦人 Jordan Woolley 說，與其把他們當翻譯公司，他們其實更定位自己為「經手處理多種語言的文案公司」。

Jordan 和另一位 franklyfluent 創辦人 Catherine 都是語言科系畢業、廣告公司工作經歷，沒有待過傳統翻譯公司，也無意用傳統翻譯社的方式工作。他們的方式更貼近文案公司：從全球各地招募各種語系、品質優秀的外包譯者之外，也尋覓編輯和文案寫手，從廣告公司和各大知名品牌手上接下將行銷文案/素材轉換成多國語言的專案需求後，就依性質統合不同特長的外包接案者，靈活組成專案團隊，由團隊對客戶提案、再製成各國版本的文案/素材。

圖：取自 franklyfluent 官網，不同語言版本的文案

這樣的運作模式，使 franklyfluent 的工作流程，特別著重於兩點。第一是人才庫的建立與維護。翻譯與文案服務要做得好，核心元素是優秀且適配於專案的翻譯/內容人才， franklyfluent 不只投入大量心力在全球範圍招募、選擇人才，也會註記人才擅長的風格，希望每次組建專案任務時，都能快速找出合適組合。

第二是專案管理。由於 franklyfluent 比傳統翻譯公司更深入參與文案創意流程，從「接案」到「成品產出」之間，不只是收到原文、產出譯文兩步驟而已，有許多細部的流程管理需求，專案統籌者需要能從專案視角，快速檢視某專案的組成（有哪些語系團隊成員、需求重點、目前階段與進度 ...）。

為了有效管理這樣的流程， franklyfluent 在 2014 年公司成立之初，就積極尋找有效的流程管理工具，鎖定要找可以客製化、滿足公司流程的系統，但希望不要太龐大、流於過度複雜。

時隔八年，Jordan 雖然不太記得當初在網路上找到 Ragic 的詳情，但記得公司才「幾個月大」時，就決定用 Ragic 了。他也記得當初在網上學習 Ragic、建置系統雛形的速度非常快：「我們幾天內就建立好了表單的基本雛型，好像只過個週末就做好了。」

他們選擇採用Ragic 付費方案裡最入門的「簡易版」：每個月每位使用者美金 5 元，有 5 張客製化表單額度的方案。選擇這個版本，除了能為公司節省預算，也因為他們評估試用後，確認這精簡的 5 張表單，確實就能滿足他們的主要需求。

八年後的今天，儘管業務持續成長、資料不斷累積，franklyfluent 表單架構沒有大變化。Jordan 說，「我們時不時會去小調整一下，但我們最初建置的那五張表單架構，還是可以運作得很順暢。」很多公司的資訊系統都會隨著時間推移、業務成長，發展得過度複雜，但 franklyfluent 八年來業務推展順利（搜尋引擎龍頭 Google、全錄 Xerox 等知名公司，現在都是他們的長期客戶），系統卻仍能維持小而精簡的樣貌，且一直用得滿意。

以下我們就從三個面向：「外包人才管理」、「專案管理」和「五張表單的精簡哲學」，說明 franklyfluent 的使用心法。

建立人才庫，精準配對人才與任務

franklyfluent 提供不同語種的翻譯服務。舉例來說，國際品牌客戶需要把英文原文譯成中文、法文、德文、義大利文、日文五國語言版本的文案，franklyfluent 就能分別從 5 個語種的合作譯者、編輯中，迅速找到適合該案風格的人才，組成 5 個團隊來完成任務。

franklyfluent 建構的全球人才庫，是每次專案組建團隊的基礎。「我們只跟最好的譯者合作，」Jordan 說。他們會在全世界範圍尋找大量人才，走非常嚴謹的選擇流程，評估面向不只是否精熟語言，也包括文化層面的理解、擅長哪些形式與風格。實際接案時，找出最適合專案語種、風格的譯者、挑選哪些其他類型成員來強化團隊，這樣多層次考量的「配對媒合」，也是工作裡很重要的面向。

要能做好這樣的人才管理/媒合工作，團隊本身的專業能力是核心關鍵，而用 Ragic 建置的人才庫，則在工作「非創意」的面向扮演省時省力的重要幫手：在 franklyfluent 多年累積極大量的人才資訊時，確保他們對每位人才的相關紀錄精確詳盡；在團隊需要迅速掌握資訊時，能快速篩選出來。

「如果我們拿到一份新的文案任務，需要用到之前比較少執行的語種，我們第一件事，就是去 Ragic 資料庫，」Jordan 說。 Ragic 資料庫協助 franklyfluent 縮窄範圍，提升 franklyfluent「人才管理」過程的效率，讓團隊有更多時間發揮創意。

各種視角，縱覽專案全局

當客戶提出專案需求， franklyfluent 專案經理會到 Ragic 建立相關專案紀錄以利追蹤。一旦專案確認下來，就可以開始指派每個語種的譯者和編輯，並在 Ragic 追蹤相關工作狀況。

專案經理通常很需要一個介面，可以用個別專案的視角，縱覽專案全貌：除了看得到專案本身的基本資訊、也要能清楚看到（可能包含多組團隊的）參與成員細項資訊、工作清單和專案目前狀態。

Ragic 不僅可以做到這點，也可以進一步讓專案資訊更立體化地參照其他資訊、節省重複登打資訊的時間。這些專案表單上的部分資訊（例如人才管理、帳款處理），都能用 Ragic 的連結工具，和其他專門處理相關流程的表單連結比對。

比方說，當專案經理看到表單上註記「創意負責人 Keiko 要負責這家旅館行銷專案的日文版」時，若想查看 Keiko 的詳細資訊、過往合作紀錄，他只要把滑鼠游標放在 Keiko 的名字上，就可以看到另一張表單上 Keiko 的完整資訊。同時，Ragic 也可以做到當你在單一專案上記錄合作對象時，自動在另一張表單上生成採購紀錄，省去重複建檔帳務狀態資訊的時間。

少即是多：五張表單就夠用的精簡哲學

五張表單到底夠不夠？每間公司狀況不同，答案也不同，但對 franklyfluent 來說，這是他們衡量成本效益之後做的選擇。團隊在初期、還沒建立 Ragic 表單前，就仔細思考過他們最核心需要的東西是什麼，所建立的五張表單，都圍繞在這個核心需求，非核心、「有了可能不錯」的需求，就會謹慎評估，這不只因為預算限制，也因為太過龐雜的表單，確實不見得更好用。

Jordan 說，他們也曾思考是否該新增表單，讓工作流程更加「自動化」，例如：franklyfluent 網站開放譯者填表申請加入合作行列，譯者填的並不是 Ragic 表單，洽談後的譯者資料需要手動建檔進 Ragic。假如升級方案、改讓譯者填寫 Ragic 表單（我們的備註：類似需求通常會以內嵌表單搭配多版本工作表來做），就能再少一點人工作業。但評估之後，他們認為這樣的「自動化」現階段沒有那麼大必要，因為通常過程中本就需要人工審核，搭配適當的手動填寫作業，沒有太大妨礙。

「Ragic 簡易版的五張表單限制逼出我們的『創意』。如果沒這個限制，我們或許會建更多表單，但我們其實真的不需要那麼多。」

有趣的是，儘管基本的表單架構多年來變化不大，Ragic「可彈性調整設計、隨時依照最新情況客製化」的特性，仍然讓 franklyfluent 受惠不少，他們會以「維持五張表單架構」的前提，針對工作流程可改進的面向做思考、做些小小的調整（我們的備註：很多時候新增子表格、新增篩選條件就很有幫助）。

「我們把 Ragic 做成自己想要的樣子。如果有什麼拖到我們的工作步調，我們就改。當你可以自己修改一切，就可以不用受限於外面那些複雜麻煩的系統。」Jordan 說。